Tietopankki

8 vinkkiä toiminnanohjaus­järjestelmän käyttöönottoon

Julkaistu 17/05/2022

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on haastava projekti, mutta perusteellisella analyysillä ja suunnitelmalla epäonnistumisen riski pienenee. Jos valmistelutyöt tehdään huolella, käyttöönotto on toivottavasti onnistunut projekti, josta voi olla ylpeä. Jotta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto onnistuisi, on hyvä ottaa huomioon tiettyjä kohtia. Kokonaisvaltaisen ja pitkän kokemuksemme perusteella olemme listanneet muutamia tärkeitä vaiheita.

 

Ensinnäkin haluat valita yritykselle oikean toiminnanohjausjärjestelmän. Jos et ole vielä valinnut järjestelmää, lue artikkelimme: Valitse oikea toiminnanohjausjärjestelmä – 6 vaihetta ennen kuin jatkat tämän artikkelin lukemista.

 

1. Älä unohda tarvekartoitusta

Yrityksen tarpeiden perusanalyysi ja kartoitus on ratkaisevassa osassa projektin lopputuloksen kannalta. Lisäksi järjestelmän käyttäjät tulee olla alusta alkaen mukana päätöksentekoprosessissa sopivan IT-järjestelmän löytämiseksi. Tämä lisää mahdollisuutta, että otetaan uuden järjestelmän hyvin vastaan. Ilman henkilöstön tukea on vaikea toteuttaa suurta organisaatiomuutosta, kuten järjestelmän vaihto. Voit lukea lisää yrityksen tarpeiden analysoinnista ja kartoituksesta täältä.

 

2. Valitse henkilöt projektitiimiin

Kun järjestelmä ja järjestelmätoimittaja on valittu, on aika aloittaa käyttöönottoprojekti. Ensin valitaan projektin osanottajat ja määritellään niiden roolit. Projektiorganisaatio voi näyttää hieman erilaiselta projektin koosta ja laajuudesta riippuen, mutta alla kuvataan, miltä tyypillisen projektiryhmän kokoonpano voisi näyttää useimmilla toimialoilla.

 

Hankkeella tulee olla projektin omistaja, joka vastaa projektista, tekee seurannan ja on tarvittaessa mukana tukena ja liikkeellepanevana voimana. Projektin omistaja on usein toimitusjohtaja, ylin johtaja tai osastopäällikkö, joka käynnistää projektin ja kokoaa projektitiimin.

 

Projektin omistaja puolestaan nimittää projektipäällikön, jolla on valtuuksia, johdon tukea ja riittävästi aikaa projektiin. Näin varmistetaan, että projektia viedään eteenpäin mahdollisimman tehokkaasti. Hyvän projektipäällikön tulee olla muun muassa jäsennelty, sitoutunut, selkeä sekä määrätietoinen.

 

Kaikkien sidosryhmien edustajia tulisi ottaa mukaan projektiryhmään. Hyvä tapa määritellä sidosryhmät ja niiden tarpeet on laatia kartta osapuolista, joihin järjestelmä jollakin tavalla vaikuttaa. Lisäksi on tärkeää harkita myös sellaisten henkilöiden mukaan ottamista, jotka ovat luovia, näkevät realistiset mahdollisuudet ja tuntevat yrityksen prosesseja. Kun projektiryhmä on muodostettu, nimetään selkeät vastuuhenkilöt projektin eri osa-alueisiin. On esimerkiksi hyvä, että eri henkilöt ovat vastuussa aikataulusta, talousarviosta ja seurannasta.

Jotta projektilla olisi hyvät mahdollisuudet menestyä, tulee myös toimittajan puolelle perustaa projektiryhmä.

 

3. Kysy neuvoa järjestelmätoimittajalta

Kysy järjestelmätoimittajalta, miten he suosittelevat käyttöönottoa. Järjestelmää kehittävällä yrityksellä on usein paljon kokemusta sekä onnistuneista että vähemmän onnistuneista käyttöönotoista, ja voi kokemuksensa perusteella antaa vinkkejä ja neuvoja.

 

4. Communication is key!

Projektin onnistumisen kannalta tärkeintä on, että viestintä toimii hyvin. On tärkeää, että viestintä toimii teidän ja järjestelmätoimittajan, projektin jäsenten välillä sekä projektiryhmän ja organisaation välillä. Kommunikoinnissa järjestelmätoimittajan kanssa teidän on esitettävä tarpeenne selkeästi ennen käyttöönoton aloittamista, jotta toimittaja ymmärtää teitä ja pystyy vastamaan tarpeisiinne. Olkaa myös selkeitä siitä, mitä odotatte toimittajalta, ja varmistakaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät toistensa mahdollisuudet ja rajoitukset.

 

5. Laadi projektisuunnitelma ja seuraa sitä

Seuraava askel on projektisuunnitelman laatiminen, realistisella aika-arviolla ja selkeillä virstanpylväillä. Projektisuunnitelmassa määritellään projektin tavoitteet, miten projekti toteutetaan ja odotettu lopputulos.

 

6. Varmista että käyttäjät hyväksyvät muutosta

Pyri siihen että kaikki yrityksen työntekijät ymmärtävät roolinsa järjestelmässä ja miksi käyttöönotto kannattaa. Muutoksen pelko esiintyy kaikissa yrityksissä, ja organisaatiokulttuurin kanssa tulee työskennellä aktiivisesti jotta se on valmis kun muutos tapahtuu. Kuten todettu, on myös tärkeää, että projektipäälliköllä on johdon täysi tuki tapauksissa, joissa henkilöstö vastustaa muutosta.

 

7. Varatkaa aikaa koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen

Kouluta henkilökunta ennen järjestelmän käyttöönottoa. Kannusta henkilökuntaa auttamaan toisiaan. Tiedonvaihto ei ainoastaan helpota uuden IT-järjestelmän käyttöönottoa, vaan hyödyttää myös yrityksen pitkän aikavälin kehitystä.

 

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon sisältyy yleensä järjestelmätoimittajan koulutuksen. Suosittelemme, että ensimmäinen koulutus järjestetään paikan päällä toimistolla. Näin kouluttajalla on mahdollisuus esitellä henkilökunnalle järjestelmää hallitusti ja auttaa pääsemään alkuun.

 

8. Huomioitavaa käyttöönoton jälkeen

Anna uusien prosessien viedä aikansa! Käyttöönoton jälkeen on helppo tulla kärsimättömäksi. Positiiviset vaikutukset ja tulokset eivät tule yhdessä yössä. Joten ole kärsivällinen. Työntekijät voivat helposti palata vanhoihin työtapoihinsa. Vastaa tähän jakamalla järjestelmävastuu henkilölle tai tiimille, joka varmistaa, että yritys käyttää järjestelmän kapasiteettia täysimääräisesti tulevaisuudessa.