Tietopankki

Valitse oikea toiminnanohjaus­järjestelmä – 6 vaihetta

Julkaistu 17/05/2022

Yrityksen prosesseja täysin tukevan toiminnanohjausjärjestelmän valitseminen voi olla vaikeaa ja aikaa vievää. Markkinoilla olevien toiminnanohjausjärjestelmien määrä on lähes rajaton, minkä vuoksi aloittaminen voi tuntua ylivoimaiselta. Joten mistä aloittaa ja mitä pitäisi ottaa huomioon?

Tässä artikkelissa annamme sinulle parhaat vinkkimme yrityksesi prosesseihin sopivan toiminnanohjausjärjestelmän löytämiseen.

 

Mikä on toiminnanohjaus­järjestelmä?

Toiminnanohjausjärjestelmä tai ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning), kuten sitä usein kutsutaan kansainvälisesti, on kattava järjestelmä, joka voi sisältää kaiken tilausten käsittelystä ja varastonhallinnasta laskutukseen, kirjanpitoon ja analyysityökaluihin. Toisin sanoen se on järjestelmä, joka tukee yritystä ja sen prosesseja. Investoimalla kokonaisvaltaiseen toiminnanohjausjärjestelmään voidaan välttää useiden eri järjestelmien samanaikaista, aikaa vievää käyttöä.

 

Monet yritykset käyttävät edelleen vain manuaalisia menetelmiä, kuten Exceliä tai sähköpostia päivittäisten tehtävien suorittamiseen. Nämä ohjelmat toimivat usein hyvin tiettyyn pisteeseen asti, mutta yrityksen kasvaessa ja kehittyessä ohjelmat voivat pikemminkin rajoittaa kuin auttaa yrityksen kehitystä. Voit lukea lisää toiminnanohjausjärjestelmästä/ERP-järjestelmästä täältä: Mikä on ERP-järjestelmä ja mitä hyötyä minulla voi olla siitä?

 

Alla on vinkkejämme oikean toiminnanohjausjärjestelmän valitsemiseen.

 

1. Analysoi tilanne ja määrittele järjestelmien tarve

Ennen kuin valitaan, mihin toiminnanohjausjärjestelmään yrityksen tulisi investoida, tarvitaan perusteellinen tarvekartoitus ja suunnittelu. Jos analyysi unohtuu ja valitsette järjestelmän pelkästään sen maineen tai suosion perusteella on suuri riski että hankittu toiminnanohjausjärjestelmä ei sovi juuri teidän yrityksellenne.

 

Aloita kysymällä itseltäsi, mitä liiketoiminnassa haluat muuttaa, parantaa tai virtaviivaistaa. Aloita yrityksen tarpeista. Mikä ei toimi? Mieti sitten, voiko IT todella tuoda lisäarvoa ja ratkaista havaitut ongelmat. Ehkä ongelmat voidaan ratkaista muilla menetelmillä?

 

Laadi luettelo tehottomista prosesseista ja toiminnoista. Kiinnitä ensisijaisesti huomio siihen, mitkä päivittäiset rutiinit voisivat toimia paremmin yrityksessä ja keskity vasta sen jälkeen teknisiin yksityiskohtiin. Tässä on tärkeää saada mukaan kaikki työntekijät, joihin hankinta tai järjestelmän muutos vaikuttaa. Järjestelmän käyttäjien ottaminen mukaan päätöksentekoprosessiin alusta alkaen lisää mahdollisuuksia että otetaan uuden järjestelmän hyvin vastaan. Ilman henkilöstön tukea on vaikea toteuttaa suurta organisaatiomuutosta.

 

Toinen tärkeä asia on nimittää alusta alkaen projektipäällikkö, jolla on valtuuksia, johdon tukea sekä riittävästi aikaa projektiin. Näin varmistetaan, että hanketta viedään eteenpäin mahdollisimman tehokkaasti.

 

2. Tarvitsetteko vakiojärjestelmän vai räätälöidyn järjestelmän?

Jos yrityksellä on hyvin ainutlaatuisia tarpeita, joihin ei löydy ratkaisuja vakiojärjestelmässä, on syytä harkita räätälöidyn järjestelmän hankintaa. Räätälöityjen ratkaisujen hankinta vaativat kuitenkin yleensä enemmän työtä ja lisäävät merkittävästi kustannuksia. Räätälöidyn järjestelmän hyötyjä on sen vuoksi verrattava kohonneisiin kustannuksiin. Jos yrityksellä on kuitenkin samanlaisia tarpeita kuin monilla muilla alan yrityksillä, on syytä harkita vakiojärjestelmän hankkimista, jonka kustannukset on helpompi ennustaa. Vakiojärjestelmän etuna on, että se on kehitetty toimialalle ja sitä kehitetään ja parannetaan jatkuvasti säännöllisten järjestelmäpäivitysten avulla.

 

Monissa tapauksissa on toivottavaa, että järjestelmä on standardoitu, mutta samalla mahdollistaa räätälöintejä. Joillakin järjestelmätoimittajilla on mahdollisuus vastata tällaisiin tarpeisiin, mutta on hyvä muistaa että jopa pienet räätälöinnit vievät aikaa ja siten todennäköisesti nostavat hintaa merkittävästi.

NextLogin tuotteet koostuvat sekä vakiopaketeista että räätälöidyistä ratkaisuista. Lue lisää LogiControlista täältä ja LogiControl Basicista täältä.

 

3. Kartoita markkinoilla olevat järjestelmät

Hakukoneet toimivat hyvin kun kartoitetaan eri järjestelmätoimittajia. Internetistä etsittäessä on hyvä tehdä useita hakuja eri avainsanoilla löytääksesi eri järjestelmätoimittajia. Tekemällä useita hakuja eri avainsanoilla vähennät riskiä, että relevanttien toimittajien verkkosivut eivät löydy. Syy siihen, miksi jotkut yritykset esiintyvät useammin hauissa kuin toiset on se, että näillä yrityksillä on hakukoneoptimoidut verkkosivut. Joitakin avainsanaehdotuksia, joiden avulla voit löytää toiminnanohjausjärjestelmiä ovat: Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP-järjestelmä ja IT-järjestelmä sekä toimiala, jolla yrityksesi toimii. Esimerkiksi kuljetusalalle suunniteltujen toiminnanohjausjärjestelmien löytämiseksi haku voi näyttää seuraavalta: kuljetusten ja logistiikan toiminnanohjausjärjestelmät, kuljetusjärjestelmä, kuljetusyrityksen ERP-järjestelmä ja niin edelleen. Ymmärrät varmaan idean.

 

On syytä pohtia, tarvitseeko yritys yleistä järjestelmää, joka on kehitetty sopimaan monille toimialoille, vai pitäisikö investoida toimialalle suunniteltuun järjestelmään. Usein suuret yritykset, joilla on yleisemmät ERP-järjestelmät, sijoittuvat hakutulosten kärkeen. Kun taas vaatii hieman enemmän hakua löytääkseen pienempiä yrityksiä, jotka kehittävät toimialalle suunniteltuja järjestelmiä.

 

Kuten aiemmin mainittu, yrityksen tarpeet ohjaavat järjestelmän valintaa. Kysy itseltäsi kysymys; onko tärkeää, että järjestelmä sopii useisiin tai jopa kaikkiin yrityksen prosesseihin? Silloin kannattaa harkita toimialakohtaista järjestelmää. Jos taas järjestelmän on tarkoitus olla yksinomaan esimerkiksi yrityksen talousosaston käytössä, niin yleinen järjestelmä voi toimia yhtä hyvin. Tärkeintä on pitkän aikavälin näkökulma, jonka avulla lisätään mahdollisuuksia onnistumaan käyttöönotossa. Vaikeuksia syntyy kun järjestelmä, joka on ollut käytössä useita vuosia, osoittautuukin liian rajalliseksi ja joustamattomaksi.

 

Toinen tapa löytää sopivia järjestelmätoimittajia on tutkia, mitä toiminnanohjausjärjestelmiä kilpailijat käyttävät. Tämä yleensä indikoi, millaisia järjestelmiä toimii omalla alalla. Voidaan myös etsiä järjestelmätoimittajia oman maan rajojen ulkopuolelta. Aina ei löydy sopivia toimittajia omasta maasta, ja silloin voi olla hyödyllistä kääntää katse esimerkiksi naapurimaihin.

 

4. Selvitä, onko toiminnanohjaus­järjestelmällä mahdollisuus kasvaa yrityksen kanssa

Kun olette löytäneet toiminnanohjausjärjestelmän, jonka haluatte tutkia tarkemmin, on tarkistettava että kyseessä on skaalautuva ratkaisu joka voidaan käyttää pitkään yrityksen kasvaessa ja kehittyessä. Onko esimerkiksi mahdollista lisätä yhtäaikaisia käyttäjiä järjestelmään? Kun yritys kasvaa, voi myös olla tarpeellista lisätä tai poistaa ominaisuuksia.

 

Tarkista myös, mitä ominaisuuksia ja toimintoja todella tarvitsette, jotta ette maksa ylimääräisistä näkymistä, joista teillä ei ole käyttöä. Arvioi tarvitsemanne toiminnot ja varmista, että ne ovat hyvin toteutettuja järjestelmässä. Jotta kustannukset pysyisivät budjetissa, on tärkeää että arvioitte oikean määrän käyttäjiä ja valitsette ne näkymät, joista yrityksellä todella on tarvetta.

 

Tarkistakaa myös jos palveluntarjoaja tarjoaa integrointivaihtoehtoja muihin järjestelmiin. Asiakkaat ja yhteistyökumppanit käyttävät usein omia järjestelmiään ja silloin on tärkeää, että tiedot voidaan välittää automaattisesti näiden välillä.

 

Lue lisää LogiControlin näkymistä ja räätälöintimahdollisuuksista täältä ja siitä, miten me NextLogilla työskentelemme integraatioiden kanssa täältä.

 

5. Aseta vaatimuksia toiminnanohjaus­järjestelmän toimittajalle

Aloita yllä olevista kohdista ja tutki, miten eri järjestelmätoimittajat suhtautuvat tarpeisiinne. Tietenkin haluat järjestelmätoimittajan, joka tuntee toimialaa ja ymmärtää yrityksen tarpeet. Varmista myös että toimittajaan on helppo ottaa yhteyttä. Lisäksi on tärkeää selvittää, mitä toiminnanohjausjärjestelmän hintaan sisältyy. Missä määrin järjestelmätoimittaja tarjoaa tukea ja sisältyykö se hintaan? Sisältyvätkö päivitykset hintaan ja tehdäänkö järjestelmään jatkuva ylläpito?

 

6. Aika tehdä päätös

Kun olette päättäneet millaiseen järjestelmään haluatte investoida, on järjestelmän koulutus ja käyttöönotto seuraava vaihe. Jos haluat hyödyllisiä vinkkejä ja neuvoja onnistuneeseen käyttöönottoon, voit lukea artikkelimme – 8 vinkkiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon.